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Secretária-Adjunta Direção (m/f) - Global Partners HRS - Lisboa

Publicado a

12-03-2019

Categoria

Administração / Secretariado

Empresa

Global Partners HRS

Local

Lisboa, pt


Job Description

Com mais de 20 anos de experiência em consultoria de recursos humanos, a Global Partner HR Solutions concilia a experiência em serviços de recrutamento e research especializado com o desenvolvimento e implementação de projetos transversais de Outplacement e Career Management.

Actualmente, a Global Partner HR Solutions posiciona-se como uma das consultoras com mais know-how na resposta e desenvolvimento de projetos de recursos humanos para o mercado nacional.

Enquadrado com um desses projetos pretendemos selecionar para um dos nossos clientes na área do ensino e formação, uma Secretária-Adjunta Direção.

As principais funções serão as de secretariar a equipa de Administração e ainda prestar apoio administrativo nos diversos processos desenvolvidos e tratados na área.

RESPONSABILIDADES:

  • Responsável pela marcação de reuniões, preparação das mesmas, elaboração dos dossiers e da documentação de apoio para as reuniões
  • Responsável pela gestão de agendas dos membros da equipa;
  • Responsável pela conceção e formalização de despachos normativos
  • Responsável pelo envio de convocatórias de forma sistematizada e eficiente
  • Responsável pela verificação da conformidade dos pedidos de despacho de nomeação de júris de mestrado e de doutoramento;
  • Responsável pela verificação de concursos de professores e de agregações, elaboração dos respetivos despachos;
  • Coordenar a devida articulação entre a Direção e os demais serviços centrais;
  • Verifica a conformidade dos pedidos de contratação e de colaboração docente;
  • Levantamento e tratamento de dados para efeitos estatísticos, internos ou externos;
  • Elaboração de cartas para entidades externas e internas (reports institucionais; cartas informativas e de resposta institucional);
  • Responsável por manter uma boa organização do arquivo, no âmbito dos assuntos e apoio ministrado;
  • Elaboração e gestão de mailing lists (envio de convites; convocatórias; despachos institucionais e outra informação relevante);
  • Responsável pela gestão da escala diária de trabalho dos motoristas afetos à Reitoria;
  • Apoio administrativo nas atividades afetas às relações internacionais geridas pela área;

REQUISITOS TÉCNICOS | COMPORTAMENTAIS:

  • Licenciatura preferencialmente nas áreas sociais; de secretariado ou outra relevante para a função;
  • Experiência profissional mínima de 5 anos em áreas de gestão e apoio administrativo;
  • Experiência técnica comprovada na área de gestão e apoio administrativo;
  • Experiência na gestão de agendas e convocatórias
  • Experiência na formalização de despachos e documentos normativos
  • Capacidade para gerir projectos e processos de melhoria continua com a respetiva sistematização de fluxos/workflows e regras;
  • Domínio das ferramentas Microsoft Office;
  • Domínio escrito da língua inglesa como utilizador independente (nível mínimo B2, segundo o quadro de referência dos níveis linguísticos);
  • Preocupação constante na gestão eficiente dos recursos sem perder a desejada eficácia de concretização dos objetivos estabelecidos;
  • Experiência comprovada de trabalho em equipa e capacidade de gerir processos de forma autónoma;
  • Elevada capacidade de comunicação, oral e escrita;
  • Pensamento criativo / inovador e sentido crítico (na resolução de problemas e implementação de soluções);
  • Postura proactiva e resiliente e forte orientação para resultados;
  • Forte capacidade de análise, planeamento e organização;
  • Elevado sentido de responsabilidade e disponibilidade;
  • Forte maturidade e idoneidade;
  • Disponibilidade para eventuais deslocações e estadias (pontuais);
  • Disponibilidade imediata.

Agradecemos que envie o seu CV atualizado para [email protected] Para mais ofertas visite o nosso site: www.globalpartner-hrs.pt