Executive Assistant

A Vanguard Properties, atualmente o maior promotor imobiliário residencial a atuar em Portugal, encontra-se em fase de expansão. Com uma carteira de projetos única e de elevada qualidade, pretende reforçar a sua equipa em Lisboa, com a integração de um(a) Executive Assistant Principais Responsabilidades : - Suporte à administração - Apoia na organização de eventos no escritório - Recebe os visitantes (clientes, fornecedores, etc.) - Recebe e encaminha os contactos e pedidos de informação (chamadas, emails, correspondência) - Assegura o envio de correspondência - Apoia os departamentos em tarefas administrativas, como redação de cartas e de emails, realização de contactos, recolha de assinaturas e arquivo de documentos, entre outras tarefas necessárias - Assegura a inserção de documentos na plataforma de gestão documental da empresa - Garante que as áreas comuns estão em condições, efetuando a substituição de produtos sempre que necessário - Apoia o Office & Facilities Manager, em situações que requerem sua intervenção, demonstrando iniciativa e responsabilidade. - Controlo de stocks, compra e arrumação de consumíveis, estacionário e economato - Assegura a reserva e a preparação das salas para as reuniões Perfil: - Formação Superior, preferencialmente em Secretariado (Obrigatório) - Mínimo 7 anos de experiência em Secretariado executivo (Obrigatório) - Inglês (Conhecimentos avançados) - Microsoft Office Word, Excel e PowerPoint (Conhecimentos intermédios) - Conhecimentos de Filedoc (Desejável) - Excelente capacidade de comunicação, organização e planeamento - Espírito de equipa, rigor e responsabilidade são valorizados Oferecemos: - Oportunidade de desenvolvimento profissional numa empresa financeiramente sólida e em franco crescimento - Integração num projeto dinâmico, com equipas multidisciplinares